Politiques et règles de l’examen national de certification (ENC)

Toute violation des politiques et des règlements établis par le Collège canadien des gestionnaires de l’information de santé pour assurer le déroulement des ENC, constitue une violation du code de déontologie et peut mener à une disqualification ou un échec automatique de l’examen, ou une enquête sur la compétence professionnelle. Les candidats et les autres personnes associées aux examens du Collège doivent se conformer aux politiques et aux règles des ENC, ainsi qu’au code de déontologie avant, pendant et après le ou les examens.

1. Toute reproduction (verbale, physique ou autre) de l’examen va à l’encontre des politiques et des règles de l’ENC et constitue une violation du code de déontologie. Toute information concernant les examens demeure la propriété du Collège. En s’inscrivant à l’examen national de certification (ENC), les candidats concluent un accord de confidentialité avec le Collège.  Toute demande de renseignements avant, pendant et après l’examen sur son déroulement sera traitée par le secrétaire général du Collège ou son représentant avec le candidat concerné directement.

2. Il est interdit aux candidats d’utiliser tout matériel qui constitue un outil non autorisé pendant l’examen. On entend par outil non autorisé tout article ne correspondant pas aux outils permis énoncés dans les Politiques et règles de l’ENC à moins que ces articles aient été approuvés par le Collège avant le début de l’examen. Les outils non autorisés pendant l’examen comptent, sans s’y limiter, les téléphones cellulaires, les appareils électroniques (dont les clés USB), les dictionnaires, les porte-documents, les sacs à main ou les manteaux.

3. Sauf indication contraire dans le guide d’examen portant sur une compétence particulière, les articles comme les feuilles de papier, les calculatrices, les notes d’étude, les stylos et les ressources externes sont interdits. Si les feuilles de papier sont autorisées, elles doivent être détruites immédiatement après l’examen. Il est strictement interdit de partager du matériel d’examen ou des notes diverses. 

4. Il est interdit aux candidats de poser des questions à propos de l’examen à un surveillant, à un collègue ou à toute autre personne pendant l’examen. S’il s’agit d’un examen en ligne supervisé, le surveillant ne peut intervenir qu’en cas de difficultés techniques. 

5. Lors des examens en ligne supervisés, si un surveillant constate ou soupçonne qu’un candidat a commis un acte qui contrevient aux Politiques et règles de l’ENC, ou utilisé un outil non autorisé, il doit documenter l’inconduite et fournir les renseignements pertinents clairs comme la partie de l’examen concernée, l’heure à laquelle l’inconduite s’est produite, la réponse de l’étudiant et une description complète de l’inconduite. Une fois avisé de l’inconduite durant l’examen, le secrétaire général, en concertation avec le conseiller juridique:

i. s’assurera de suspendre la correction de l’examen du candidat;

ii. avisera le candidat par écrit de l’allégation d’inconduite signalée et du délai de 30 jours dont il dispose pour réfuter l’allégation et présenter des faits; et

iii. examinera les preuves présentées par le surveillant et le candidat afin de juger si:

– l’allégation non fondée et le cas échéant, autoriser la correction de l’examen du candidat, ou

– l’allégation est fondée.

6. Les candidats ou les personnes associées à l’examen national de certification sont tenus d’aviser immédiatement le secrétaire général du Collège de toute infraction ou tout comportement constaté avant, durant et après l’examen qui contrevient aux Politiques et règles de l’ENC. Une fois avisé de l’inconduite, le secrétaire général, en concertation avec le conseiller juridique peut selon le cas:

i. suspendre la tenue de l’examen pour le candidat concerné ;

ii. suspendre la correction de l’examen du candidat concerné et l’aviser de l’allégation qui pèse contre lui; 

iii. mener une enquête approfondie et formuler des recommandations à l’organisme approprié.

7. Il incombe au Collège d’assurer la validité et de l’intégrité des résultats.  À l’occasion, certaines circonstances comme le mauvais fonctionnement d’un ordinateur ou la mauvaise conduite d’un candidat pourraient mettre en doute la validité d’un résultat. Le Collège se réserve le droit de suspendre ou d’annuler les résultats des examens lorsque, après enquête, nous avons raison de soupçonner une violation des règlements du Collège.  Les candidats doivent coopérer pleinement à l’enquête.

8. Si l’allégation est fondée, le secrétaire général se réserve le droit de demander au candidat concerné de repasser l’examen, de le disqualifier, de lui refuser l’accès au Collège canadien des gestionnaires de l’information de santé et de transmettre les informations sur l’allégation au Comité de déontologie. Si le secrétaire général décide de disqualifier un candidat, ce dernier ne pourra pas repasser l’examen de certification à une date ultérieure.  Le secrétaire général avisera par écrit le ou les candidats ou les personnes concernées des résultats de l’enquête et des sanctions, le cas échéant.

9. Les renseignements personnels et les résultats d’examen des candidats ne sont pas transmis aux établissements autorisés à proposer des programmes en GIS accrédités du Collège. Afin de soutenir l’amélioration de la qualité des programmes, et uniquement lorsque la taille de l’échantillon s’avère appropriée, les taux de réussite et d’échec globaux sont divulgués aux responsables du programme complété par le candidat.

Politique en matière d’accès

Les besoins en matière d’accès définis dans la politique du Collège, font référence à un candidat ayant une déficience physique temporaire ou permanente documentée ou une déficience mentale, psychologique, sensorielle ou d’apprentissage persistante. Dans le cadre des examens, ces conditions présentent un désavantage en raison:

• d’une déficience visuelle;
• d’une déficience auditive;
• d’un trouble moteur;
• d’un trouble d’apprentissage;
• d’une tolérance physique limitée; ou
• d’autres déficiences.

Les candidats ayant besoin d’aménagements pour l’examen national de certification peuvent en faire la demande en remplissant la section à cet effet sur le formulaire de demande. Toute documentation officielle sur le handicap du candidat à l’examen doit nous parvenir par écrit avant la date limite d’inscription à l’examen national.  Le rapport final du psychopédagogue, du médecin ou d’un professionnel équivalent, expliquant en détail le handicap et les recommandations, doit faire partie de la documentation fournie.

Veuillez numériser les documents officiels pertinents et les envoyer par courriel à [email protected].

Politique d’annulation

Advenant des intempéries ou d’autres évènements échappant au contrôle du Collège, ce dernier peut à sa seule discrétion annuler l’examen ou le reporter. Le Collège prendra les mesures nécessaires pour aviser les candidats par téléphone ou par courriel de l’annulation ou du report de l’examen.  Nous ferons tout notre possible pour que l’examen ait lieu comme prévu.  Seul le Collège peut choisir d’annuler le déroulement de l’examen.

Politique d’appel

Pour faire appel de leurs résultats à l’examen national de certification, les candidats doivent remplir le formulaire à cet effet et l’envoyer (avec les frais de 200 $ plus les taxes applicables pour le traitement de la demande d’appel) dans les 30 jours suivant la publication des résultats à l’examen.

Une fois le formulaire d’appel des résultats reçu, le processus se déroule comme suit:

1. les résultats de l’examen du candidat sont révisés dans les deux (2) semaines suivant la réception du formulaire d’appel des résultats;
2. les résultats de l’examen sont communiqués au candidat un (1) mois suivant la réception du formulaire d’appel des résultats;
3. si la notation initiale des résultats s’avère exacte, des options seront présentées au candidat pour repasser l’examen, le cas échéant;
4. si la notation initiale des résultats s’avère inexacte et que le statut de certification est confirmé, le candidat recevra son certificat et les frais de traitement de l’appel lui seront remboursés.